Datenschutzerklärung

  1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Stand: November 2025

 

Verantwortliche:

Polymer Competence Center Leoben GmbH (PCCL)

Sauraugasse 1

AT-8700 Leoben

Tel.: +43 3842 429 62-0

E-Mail: office@pccl.at
Web: www.pccl.at

 

Die Polymer Competence Center Leoben GmbH (PCCL) ist Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und betreibt die Konferenz-Website www.ypra.at zur Organisation und Durchführung der YPRA-Konferenz.

 

  1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG).

Bei Nutzung der Website wird Ihre IP-Adresse erfasst.

Weitere personenbezogene Daten werden nur erhoben, wenn Sie diese im Rahmen einer Registrierung, Konferenz-Anmeldung, Paper-Einreichung oder Kontaktaufnahme selbst angeben.

Auf der Website werden keine Cookies eingesetzt und es findet kein Tracking oder Profiling statt.

 

  1. Datenverarbeitung bei Nutzung der Website

Das Hosting der Website erfolgt durch die Converia GmbH als Provider mit Serverstandort (ISO 27001 zertifiziert) in Deutschland. Es besteht mit der Converia GmbH ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag gem. Art 28 DSGVO.

Beim bloßen Aufruf der Website www.ypra.at werden durch den Hosting-Provider automatisch folgende Daten verarbeitet (Server-Logfiles):

  • IP-Adresse des anfragenden Geräts
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Name und URL der abgerufenen Datei
  • übertragene Datenmenge
  • Meldung über erfolgreichen Abruf
  • Browsertyp und -version sowie Betriebssystem

Diese Daten sind technisch erforderlich, um den Betrieb der Website sicherzustellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Sicherheit und Stabilität der Website).

 

  1. Links und Social Media

Wir übernehmen für Inhalte auf Seiten, auf die von dieser Website, oder von einem anderen Internetauftritt aus gelinkt wird, keinerlei Verantwortung oder Haftung. Bitte informieren Sie sich auf der jeweiligen externen Website über deren Datenschutzmaßnahmen. Sie können unsere Website nützen, ohne auf die jeweiligen Links/Buttons zu klicken.

Bei Aufrufen von Inhalten auf Social Media Plattformen (z.B. LinkedIn, Instagram, Facebook) gelten die Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Anbieter/Plattformen. PCCL hat keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung dieser Plattformen. Dennoch sind wir uns unserer Rolle als „Joint Controller“ mit diesen Plattformen bewusst und es bestehen entsprechende Vereinbarungen gem. DSGVO.

 

  1. Kommunikation via E-Mail

Wenn Sie uns freiwillig via Email kontaktieren und uns auf diesem Wege personenbezogene Daten (z.B. Name, Emailadresse) übermitteln, dann verarbeiten wir diesen Daten, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können. Außerdem senden wir Ihnen an die von Ihnen angegeben E-Mailadresse Informationen zur Konferenz, Bestätigungen, Rechnungen o.Ä.) zu.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs.1 lit b und f DSGVO.

 

  1. Registrierung und Benutzer*innen-Accounts

Für die Anmeldung zu bestimmten Konferenzfunktionen (z. B. Paper-Submission oder Teilnahmeverwaltung) ist ein Benutzer*innenkonto erforderlich.

Pflichtfelder:

  • Benutzer*innen-Name
  • Passwort
  • E-Mail-Adresse
  • Vor- und Nachname
  • Straße, Postleitzahl, Ort, Land

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihren Account bereitzustellen und Ihre Konferenzteilnahme zu verwalten.

Ihre Zugangsdaten können Sie jederzeit im Benutzer*innenprofil ändern oder Ihren Account löschen lassen (per E-Mail an ypra@pccl.at).

 

  1. Anmeldung zur Konferenz

Bei der Anmeldung zur Teilnahme an der YPRA-Konferenz werden folgende Daten verarbeitet:

  • E-Mail-Adresse
  • Anrede, Vor- und Nachname
  • Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land
  • Benutzer*innenname und Passwort
  • Auswahl des Tickettyps
  • Annahme der Teilnahmebedingungen

Diese Daten werden ausschließlich zur Durchführung der Konferenz, zur Erstellung von Namensschildern, zur Verwaltung der Teilnahme und zur Rechnungslegung verwendet.

Nach der Anmeldung wird die Rechnung durch die zuständige Mitarbeiterin des PCCL manuell per E-Mail übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrages).

 

  1. Nutzung der Konferenzplattform (Converia)

Für die Verwaltung der Teilnehmer*innendaten, Ticketbuchungen und Abstract-Einreichungen nutzen wir die Konferenzmanagement-Software Converia der Converia GmbH, Weimar, Deutschland.

Converia verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Es gelten zusätzlich die AGB und Datenschutzbestimmungen von Converia (hier abrufbar: https://www.converia.de/de/datenschutz.html ; sowie: https://www.converia.de/de/agb.html).

Die Daten werden ausschließlich für die Organisation der Konferenz verwendet und nach Abschluss der Veranstaltung gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

 

  1. Paper-Submission

Registrierte Nutzer*innen können wissenschaftliche Beiträge einreichen.

Dabei werden verarbeitet:

  • Benutzer*innenname und Passwort
  • E-Mail-Adresse
  • Anrede, Vor- und Nachname
  • Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land
  • Titel des Beitrags
  • Präsentationsart
  • Name der Autor*innen
  • Abstract (hochgeladene Datei)

Diese Daten dienen der wissenschaftlichen Begutachtung, Programmplanung und Veröffentlichung im digitalen „Book of Abstracts“. In diesem digitalen „Book of Abstracts“ werden die angegebenen Daten veröffentlicht. Mit der Einreichung erklären sich die Autor*innen mit dieser Veröffentlichung einverstanden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Konferenz) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (wissenschaftlicher Austausch).

 

  1. Darstellung der Teilnehmer*innen vor Ort

Im Rahmen der Konferenz werden die Namen der Teilnehmer*innen zur organisatorischen Durchführung verwendet, insbesondere für:

  • Erstellung und Ausgabe von Namensschildern (Tragepflicht während der Veranstaltung)
  • Veröffentlichung der Namen im digitalen Book of Abstracts (Download über www.ypra.at)
  • Sichtbarkeit der Namen bei Präsentationen, Postern, Social Events und im Rahmen der Preisverleihung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahmevertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (öffentliche Darstellung der wissenschaftlichen Beiträge).

 

  1. Foto- und Videoaufnahmen

Während der Konferenz werden Foto- und Videoaufnahmen erstellt, die auf den Social-Media-Kanälen (LinkedIn, Instagram) sowie auf den Websites von YPRA und PCCL veröffentlicht werden können.

Diese dienen der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit).

Wenn Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, teilen Sie dies bitte beim Check-in oder per E-Mail an ypra@pccl.at mit.

 

  1. Veröffentlichung von Preisträger*innen

Die Gewinner*innen der Poster- und Talk-Preise werden namentlich auf der Website und den Social-Media-Kanälen des PCCL sowie auf den Kanälen von Kooperationspartner*innen bekannt gegeben, gegebenenfalls auch mit Foto oder Video.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der öffentlichen Würdigung wissenschaftlicher Leistungen).

 

  1. Speicherdauer

Die Website www.ypra.at bleibt etwa ein Jahr nach der Veranstaltung online.

Nach Ablauf dieser Zeit werden personenbezogene Daten gelöscht. Daten (z.B. Teilnahmelisten, Abstracts, o.Ä.), die der Nachbereitung, der Abrechnung oder der Dokumentation dienen, können nach der Konferenz auf ein internes Transferlaufwerk des PCCL übertragen werden. Der Zugriff ist hier auf autorisierte Mitarbeiter*innen des PCCL beschränkt.

Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, werden entsprechend länger gespeichert (z. B. Rechnungsdaten zur Erfüllung der gesetzlichen Buchhaltungs- und Aufbewahrungspflichten gem. § 132 BAO für 7 Jahre).

 

  1. Empfänger*innen der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an folgende Empfänger*innen weitergegeben:

  • Converia GmbH, Weimar (Deutschland) – technische Abwicklung der Teilnehmer*innenverwaltung und des Webhostings
  • Interne Mitarbeiter*innen des PCCL – für Organisation, Rechnungslegung, Kommunikation
  • IT-Dienstleister*innen– zur technischen Bereitstellung der Website und Konferenz-IT vor Ort

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU findet nicht statt.

 

  1. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben nach der DSGVO (Art. 15 ff) folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung
  • Recht auf Löschung
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen

Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: ypra@pccl.at

 

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen:

Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, https://dsb.gv.at/

 

  1. Sicherheit der Datenverarbeitung

Die Website nutzt aktuelle technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation oder unbefugten Zugriff zu schützen.

Alle Datenübertragungen erfolgen über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.

 

  1. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen der Rechtslage oder der Konferenzorganisation angepasst werden.